電話で名前を聞き取るコツ!困った!を解消する3つのポイント。

マナー

初めて電話対応するときって、とても緊張しますよね。とくに、相手の名前が聞き取れないときは、上司に取り次ぐことができないし、どうしよう!って思いますよね。

わかります。特に慣れないうちは、知らない会社名や名前ばかりで余計に聞き取れないんですよね。

そこで今回は、電話で名前が聞き取りずらいときの対処法を詳しく説明しちゃいますよ。ぜひ参考にしていただいて、会社での電話対応に活かしてみてくださいね!

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電話で名前を聞き取るための押さえたいポイント3つ!

電話で名前を聞き取るためのポイント①復唱して確認する

これは基本中の基本ですが、電話対応に慣れていない新入社員の方などは、どうしても緊張してしまったりして、ついつい復唱を忘れてしまいがちです。

聞き取った内容があっているのかの確認になりますし、間違っていればその場で相手の方が訂正してくださり、聞き返しの手間をおかけせずに済みます。はじめのうちは必ず復唱して確認するようにクセづけましょう。

「●●株式会社の△△様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております…」

と、相手が名乗ったらすぐ復唱して確認をすることで、自分の気持ちを落ち着かせることが出来たり、例えば矢継ぎ早にしゃべりかけてくる(よくいるんです!)早口の相手方の場合、ワンクッションはさんで一呼吸いれることで、落ち着いて会話がしやすくなりますよ。

電話で名前を聞き取るためのポイント②必ずメモを取る

メモを取るのも、電話対応の基本中の基本ですね。会社名が長くて覚えられない、聞き取れない、そんな時でもとりあえず聞こえた部分だけ、聞こえたとおりにまずはメモです!

初めから全部完璧にメモしなくてもいいんです。メモにできなくても聞き取れた場合なら、とりあえずは会社名、部署名、相手の名前の頭文字だけでもメモしておけば、取り次ぐ間に他の部分を埋めることだってできますよね。

聞き取れなかった場合も、聞き取れた部分だけでもメモしておけば、聞き返す場合も、その部分だけ埋めていけばいいのです。

1度で完璧にメモをとろうと思わず、後から見て最低限わかる範囲でメモをとればいいのです。何度も経験すれば、メモと取る要領もつかめてきますので、まずはしっかりメモをとるクセをつけましょう。

電話で名前を聞き取るためのポイント③聞き取れなかった時は丁寧に聞き返す

相手の名前が聞きとれなかったり、聞き取った内容で合っているか不安な場合は、そのまま曖昧にせず、かならず聞き返して確認しましょう。でないと最悪の場合、もう一度相手に電話をかけて名前を聞き直す、なんてとても失礼な事態になりかねません。

相手の名前がよく聞き取れずに聞き返したい場合の例ですが、

「申し訳ございませんが、もう一度会社名をお伺いしてもよろしいでしょうか?」
「恐れ入りますが、もう一度お名前をお聞かせ願えますでしょうか?」

などと、聞き取れなかった部分だけを聞き返しましょう。その際、「申し訳ございません」「恐れ入りますが」など「クッション言葉」を必ず入れてから聞き返しましょう。

また、相手が名乗らなかった場合(たまに意地悪で名乗らない人もいるんですよね)、

「私○○と申します。失礼ですがお電話口の方のお名前をお聞きしてもよろしいでしょうか?」

と、先に自分の名前を名乗ってから、聞いてみましょう。

相手の方も電話対応に慣れている方なら、「私○○と申しますが…」と言い出すだけで、「あ、失礼しました。私△△と申します」なんて、すんなり上手くいくケースもありますよ!

意外と知らない電話の基本マナーとは?

ここで、意外と知らない電話の基本マナーをおさらいしておきましょう!

①用件は簡潔に

相手の時間は限られています。だらだらと用件のわかりにくい内容で電話対応の時間を無駄に費やすことのないよう、用件は簡潔に伝えましょう。あらかじめ内容をメモにまとめてからかけることがオススメです。

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②電話は3コール以内にとる。

相手を待たせないために、「電話は3コール以内にとる」というのがビジネスマナーです。かかってきた電話は、なるべく早く、3コール以内にとるようにしましょう。

やむを得ず3コール以内で出られなかった場合は、

「お待たせいたしました、○○でございます」

電話をとるのがかなり遅くなった場合は、

「大変お待たせいたしました、○○でございます」

と出るようにしましょう。

③ワントーン高めの声で話す。

電話口の声が低いと、聞き取りにくく相手に暗い印象を与えてしまいます。通常の声のトーンよりもワントーン高い声で話すようにしましょう。

④保留の時間にも注意する。

電話を取り次ぐ際に保留にすることはよくありますが、長くなりすぎないようにしましょう。

得に、「少々お待ちくださいませ」と言って保留になってから、ものすごく待たされて「全然少々じゃないじゃん!」という場合があります。

保留時間が長くなりそうなときは、「もう少々お待ちいただけますか?」と一度断りを入れるか、「こちらから折り返しさせていただいてもよろしいですか」と折り返しの提案をしましょう。

まとめ

いかがでしたか?今回は、電話で名前が聞き取りにくい時の聞き取りのコツについて紹介させていただきました。ぜひ参考にしてみてくださいね!

 

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